Spotkania, które umawiają się same

spotkania

Pisałam już kiedyś o narzędziu pozwalającym szybko umawiać spotkania w kilku strefach czasowych. Co jednak, gdy rekrutujecie na miejscu, a ilość projektów oznacza, że większość czasu spędzacie umawiając spotkania i rozmowy? Niektóre firmy zatrudniają do tego zespoły administracyjne, wielu rekruterów musi jednak radzić sobie z tym zadaniem samodzielnie.

A jeśli powiem Wam, że zarówno na rozmowy rekrutacyjne Wasi kandydaci mogliby umawiać się samodzielnie?

Gdy zaczynałam pracować w rekrutacji tego typu rozwiązania były bardzo kosztowne. Dziś technologia umożliwiająca automatyczne umawianie spotkań jest nie tylko zdecydowanie łatwiejsza w użyciu, ale również dostępna darmowo (lub za niewygórowaną cenę).

Narzędzie, z którego sama korzystam nazywa się Calendly. Korzystając z darmowej wersji, możecie umawiać automatycznie jeden rodzaj spotkań. Warto spróbować i, jeśli narzędzie się sprawdzi, zastanowić się nad opcją premium.

 

Załóżmy więc, że chcecie wykorzystać Calendly do umawiania krótkich rozmów telefonicznych.

 

1. Zakładacie konto – możecie od razu zalogować się za pomocą konta Google, tym samym synchronizując narzędzie z kalendarzem Google. Jeśli taka opcja Wam nie odpowiada, możecie zalogować się podając swoje dane i hasło i zsynchronizować kalendarz już po weryfikacji adresu email.

 

2. Kolejny krok to potwierdzenie szczegółów, takich jak link, który będziecie wysyłać kandydatom, strefa czasowa i język. Niestety polski nie jest (obecnie) dostępny, ale możecie skorzystać z narzędzia w języku angielskim.

spotkania

 

Dobra wiadomość dla tych, którzy nie korzystają z kalendarza Google: narzędzie integruje się również z kalendarzem w Outlooku, Office 365 i iCloud Calendar.

integracje

Dzięki takiej integracji, terminy dostępne w naszym kalendarzu będą na bieżąco aktualizowane, dzięki czemu nie istnieje ryzyko, że umówimy dwie rozmowy w jednym terminie, lub, że kandydat poprosi o telefon w czasie, który mamy już zarezerwowany dla kogoś innego.

 

3. Teraz czas na wprowadzenie szczegółowych danych odnośnie spotkania, na które umawiać się będą kandydaci korzystając z linka. Darmowe konto umożliwia wybór jednego typu spotkań – jeśli Wasze rozmowy telefoniczne trwają ok. 15 minut, możecie skorzystać z gotowej podpowiedzi.

spotkania

Edycja spotkania pozwoli Wam zadecydować o takich szczegółach jak:

  • jego nazwa
  • dostępne terminy (standardowo od 9 do 17, ale możecie oczywiście wprowadzić zmiany)
  • dane, które będzie musiał podać kandydat umawiając się na spotkanie
  • informacja mailowa wysłana do kandydata po umówieniu spotkania

Tym z Was, którzy prowadzą projekty w firmach typowo polskich, może się nawet udać stworzyć szablony wiadomości po polsku. System nie odmieni używanych nazw i wyrazów, ale przy odrobinie pomysłowości możecie i z tym sobie poradzić.

templatka pl

Jak widać da się 😉 trzeba tylko trochę dobrej woli. Zainwestowany czas z pewnością się Wam zwróci, bo od dziś zamiast wymieniać kolejne maile z kandydatem, wystarczy zaproponować mu wybranie odpowiedniego terminu. Śmiem twierdzić, że takie rozwiązanie (również dzięki pięknemu designowi, także w wersji mobilnej) może pozytywnie wpłynąć na candidate experience. Pozwoli Wam też poświęcić więcej czasu na to, co naprawdę ważne – a więc same rozmowy, wysyłanie komunikacji odnośnie poszczególnych etapów procesu i przekazanie feedbacku po jego zakończeniu 🙂

 

PS. Jeśli poszukujecie szkolenia, które pozwoli Wam skorzystać z nowoczesnych (i często darmowych) narzędzi rekrutacyjnych, zapraszam serdecznie na stronę Lightness 🙂

Podziel się!

Jestem pasjonatką rekrutacji i employer brandingu, uwielbiam uczestniczyć w wydarzeniach branżowych i uczyć się od innych. Obecnie pracuję w Krakowie, poza tym bywam regularnie w Londynie i gdzie tylko znajdzie się klient w potrzebie ;) Zapraszam do kontaktu!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *