UA-70300440-1 Odezwiemy się do Pani... nigdy - Kasia Borowicz
Blokady LinkedIn – jak sobie radzić?
Marzec 5, 2018
Rekruterzy, do kodu!
Maj 9, 2018

Odezwiemy się do Pani… nigdy

Miałam ostatnio okazję wystąpić w Krakowie mówiąc o… przyszłości rekrutacji. Nie będę udawać, początkowo bałam się tego tematu, wysłuchałam już tylu prezentacji na ten temat wygłaszanych przez ludzi zdecydowanie lepiej zorientowanych niż ja sama…

Potem jednak doznałam drobnego olśnienia i nieco zmieniłam kierunek. Cóż bowiem za korzyść z omawiania ze szczegółami jakiejkolwiek przyszłości, kiedy wszystko świadczy o tym, że teraźniejszość też mamy nie do końca opanowaną. Skupiłam się więc na omawianiu takich rozwiązań, które co prawda istnieją już dziś, ale trudno powiedzieć, żeby były powszechnie stosowane (jak np. zautomatyzowane narzędzia sourcingowe czy chatboty podpięte sprytnie pod stronę karier).

Tymczasem jednak kolejny tydzień uświadomił mi, że nawet takie rozwiązania zdają się przekraczać nie tyle możliwości, co raczej aspiracje firm prowadzących działania rekrutacyjne. Firm, których model działania opiera się ciągle o… brak komunikacji z kandydatami.

 

Podstawowa zasada skutecznej komunikacji z kandydatami

Być może nie wszyscy się ze mną zgodzą, ale wychodzę z założenia, że absolutnie każdy kandydat ma prawo do informacji zwrotnej od firmy, która prowadzi jego proces rekrutacyjny. Właściwie wiem na pewno, że nie wszyscy się zgodząc, a wiem to przeglądając ogłoszenia rekrutacyjne, które informują kandydata wprost, że nie ma za bardzo na co liczyć. Prześle potencjalnemu pracodawcy całą historię swojego życia, ale ten może odpisze – a może nie.

Pracodawcy przeznaczają nie raz ogromne budżety na kampanie wizerunkowe, marketing rekrutacyjny, ogłoszenia o pracy – a jednocześnie „zastrzegają sobie prawo do kontaktu z wybranymi kandydatami”. Takie działania zdają się wzajemnie odbierać sobie sens.

Tym bardziej, że nie ma po co wyglądać technologii przyszłości – chyba każdy ATS posiada funkcję wysłania potwierdzenia otrzymania aplikacji kandydata. Podobnie z prostym komunikatem jeśli kandydat nie przejdzie pomyślnie pierwszego etapu selekcji, jakim jest przeważnie analiza CV*. Oczywiście jeśli dojdzie w procesie rekrutacji do kontaktu telefonicznego z kandydatem, powinniśmy rozmowę o odrzuceniu z procesu również przeprowadzić telefonicznie.

(Tu istnieje jeszcze druga opcja, moim zdaniem ciekawsza. W formularzu pierwszej rozmowy telefonicznej możemy zaznaczyć preferowaną przez kandydata metodę komunikacji proponując kilka opcji, np. mail / telefon / sms…)

 

Od pytań kandydatów do tworzenia contentu

Ciągle jeszcze rzadko wykorzystujemy w komunikacji z kandydatami potencjał tzw. FAQ, czyli często zadawanych pytań – i oczywiście odpowiedzi. Tymczasem jednak pytania kandydatów stanowią świetny punkt wyjściowy do tworzenia dedykowanych kandydatom treści.

Duża część pytań jest na pewno powtarzalna i warto oszczędzić czas rekruterów tworząc odpowiednią przestrzeń w sieci, gdzie kandydaci sami znajdą odpowiedzi na nurtujące ich pytania. Dodatkowo takie treści mogą przyciągać kolejnych zainteresowanych, można wyskorzystać je w trakcie działań sourcingowych i pod kątem wizerunkowym.

O tym jak ważna jest strona FAQ myślę dziś szczególnie intensywnie ze względu na sytuację, która zainspirowała mnie do stworzenia tego wpisu. Siedzę na lotnisku – mój lot został opóźniony. Początkowo opóźnienie miało wynieść niemal dwie godziny, a po tym czasie wraz z innymi pasażerami otrzymałam wiadomość SMSową: lot został przełożony na godzinę pierwszą po południu (co daje już 6 godzin opóźnienia). Pracownicy lotniska początkowo niechętnie lecz z uprzejmym uśmiechem informowali pojedynczych pasażerów co to oznacza. W miarę, jak dookoła pojawiały się kolejne osoby z dokładnie tymi samymi pytaniami uśmiechy pracowników lotniska były coraz bardziej wymuszone, ich głos nieco zniecierpliwiony. I trudno się dziwić, ostatecznie ile razy można tłumaczyć dokładnie to samo? A tymczasem wystarczyłoby w komunikacie do wszystkich kandydatów podać podstawowe informacje o naszej sytuacji i odpowiadać już tylko na pytania bardzo nietypowe, których standardowy komunikat nie uwzględnił. Patrząc na moje poprzednie wpisy, widzę że temat komunikacji często poruszam w związku z rozczarowaniem jakąś formą transportu 😉

 

Technologie, które wesprą komunikację z kandydatem

Jest w tej dziedzinie całe mnóstwo narzędzi i nie będę na pewno próbować wymienić tu ich wszystkich. Zwróćmy jednak uwagę na te narzędzia, którymi być może dysponujecie już teraz, albo niewielkim kosztem możecie je włączyć do swojego zaplecza technologicznego:

  • Email: jeśli nie dysponujecie w firmie żadnym systemem do zarządzania aplikacjami kandydatów, ale spływają one po prostu na maila, dobra wiadomość! Wystarczy ustawić tzw. autoresponder i po krzyku 🙂 Co do odrzucania kandydatów na późniejszych etapach procesu, można na pewno przyspieszyć ten proces tworząc jeden naprawdę dobrze napisany szablon wiadomości, do której w miarę potrzby możemy oczywiście dopisać indywidualny feedback dla kandydata. Warto pamiętać, że w świetle RODO mamy i tak obowiązek usunąć komunikację z kandydatem wraz z pozostałymi jego danymi, chyba, że kandydat wyrazi zgodę na ich przetrzymywanie. Nadaża się więc wspaniała okazja, by kandydata o taką zgodę poprosić właśnie przekazując informacje o procesie rekruacji.
  • ATS: jeśli używacie w firmie systemu rekrutacyjnego, mogę założyć się, że można użyć go do automatycznego wysyłania maili! Jeśli wydaje się Wam, że jest inaczej, zapytajcie Waszego „opiekuna” ze strony dostawcy. Bardzo często wykorzystujemy tylko niewielką część funkcji narzędzi tego typu, więc zanim zdecydujemy się zmieniać system – upewnijmy się czy aby na pewno nie posiada on ineresujących nas funkcji.
  • Calendly: lub dowolne inne narzędzie do automatycznego umawiania spotkań. Takie rozwiązanie proponuję, kiedy odrzucamy kandydata już po rozmowie telefonicznej, a być może nawet po spotkaniu w firmie. Możemy wtedy poinformować kandydata mailowo o wyniku procesu selekcji, jednocześnie zaznaczając, że szczegółowy feedback dotyczący swojej aplikacji może uzyskać w trakcie umówionej rozmowy telefonicznej.

 

Te trzy proste narzędzia, o których często zresztą piszę, pozwolą Wam mocno osadzić swój proces rekrutacyjny w ramach akceptowalnej społecznie teraźniejszości.

To, że kandydaci mogą w dzisiejszych czasach, aplikując często do dużych i znanych firm, nigdy nie otrzymać wiadomości o niepowodzeniu w procesie nie daje się dziś niczym wytłumaczyć.

Ja mam kilka takich firm na liście, które w przeciągu kilku ostatnich lat nie odrzuciły mojej kandydatury. Coraz więcej jest na niej też takich firm, które co prawda zaangażowały mnie w długie rozmowy o szkoleniach i zleciły przygotowanie oferty, ale nie oferowały w zamian nawet krótkiego maila „nie teraz”, „nie dziękujemy”. Zarezerwowały sobie prawo do nieodzywania się do mnie.

Miejmy nadzieję, że w miarę jak sami przestaniemy przyznawać sobie takie prawo, nasi pracodawcy również zrozumieją swój błąd i „komunikacja z kandydatami” przestanie być dobrem zastrzeżonym tylko dla wybranych 🙂

 

*Fakt, że jest to wyjątkowo kiepska metoda selekcji charakteryzująca się trafności poniżej rzutu monetą, to pewnie temat na osobny wpis 🙂

2 Komentarze

  1. Izabela napisał(a):

    Zgadzam się, że kandydaci powinni otrzymywać informację zwrotną. Choć osobiście ze strony rekrutera, wiem, że szczególnie w przypadku niedopasowania kandydata ze względu na miękkie aspekty, ciężko udzielić informacji zwrotnej tak, by nie być posądzonym o jakiegoś rodzaju dyskryminację. A coraz więcej takich przypadków sądzenia się z pracodawcami jest.
    Jednocześnie czytałam ostatnio nowe badania (teraz nie mogę sobie przypomnieć źródła) mówiące o tym, że informacja zwrotna, czy też informacja o zakończeniu procesu rekrutacji, wysyłana w automatyczny sposób za pośrednictwem systemu (co jednak nie trudno stwierdzić, czytając takiego maila), potrafi kandydatów denerwować równie mocno, co brak jakiejkolwiek informacji. I bądź tu mądry.
    Myślę, że obie strony muszą jeszcze wiele się nauczyć jeśli chodzi o przekazywanie feedbacku, rekruterzy, jak go udzielać, a kandydaci jak go przyjmować i akceptować, a nie biegać do sądu z pozwami. Myślę, że gdyby rekruterzy nie musieli się tego obawiać chętniej udzielaliby prawdziwej informacji zwrotnej, szczerze mówiąc, które aspekty podczas rozmowy “nie zagrały”.

    • Kasia Borowicz napisał(a):

      Oczywiście, myślę, że pojawiają się tu dwa aspekty: po pierwsze informacja w ogóle. Pracodawca ma obowiązek poinformować kandydata o tym, czy jego aplikacja jest rozpatrywana, ale niestety rekruterzy rzadko dają znać jeśli kandydat jest odrzucony. Kwestionowała bym wyniki badań sugerujące, że kandydat nie chce takiej informacji. Jeśli nie wie gdzie jego aplikacja jest brana pod uwagę, skąd może wiedzieć do jakich rozmów się przygotować i czy czekać na kontakt od wymarzonego pracodawcy czy raczej brać ofertę od firmy „drugiego wyboru”? Brak świadomości w jakich procesach uczestniczy niestety wpływa negatywnie na szanse w pozostałych procesach. Druga rzecz to przekazywanie informacji o tym dlaczego kandydat zostaje odrzucony z procesu. Sama rekrutowałam na rynku brytyjskim i to na mojej osobie spoczywał obowiązek udowodnienia, że nie doszło do dyskryminacji (prawo pracy trochę inaczej tam działa). Nigdy nie miałam problemów z kandydatami, którym taką informację przekazywałam. Choć wiem, że zawsze pojawia się pewien strach, to myślę że solidne opracowanie kryteriów oceny i trzymanie się igc zamiast osobistych preferencji pozwala unikać problemów. Przynajmniej w zdecydowanej większości wypadków 🙂

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.